1.Pastikan Vendor Memiliki Fasilitas peralatan untuk mendukung  proses alih Media dokumen digital

a.Dokumen High speed scanner (Scanner dokumen dengan kecepatan tinggi) 12 sd 100 ppm )

b.Komputer/Laptop

c.Storage

d.SDM  yang berpengalaman dalam proses alih media  yang terdiri dari  :programer,tecnisi,operator scanning,helper dokumen.

2.Pengalam Vendor mengenai jasa alih media digital

3.Metodolgi dan ruang lingkup kerja yang ditawarkan oleh vendor jasa alih media.

4.Harga yang ditawarkan oleh vendor alih media.

5.Output hasil Yang ditawarkan oleh Vendor Jasa alih media dokumen

Catatan :

Proses Alih Media dokumen Digital /Digitalisasi tidak semata mata melakukan proses scanning saja tetapi  adanya suatu proses dan tahapan yang harus dilalui:

1.Melakukan Identifikasi terhadapap dokumen yang akan dialih mediakan meliputi  : kondisi dokumen,ukuran,jenis,jumlah ,kerahasiaan dan faktor lainnya.

2,Kerja sama dan komunikasi yang baik antara dua pihak pelaksana vendor alih media dengan user dalam menentukan SOP dan hasil yang ingin dicapai dalam proses alih media.(penentuan nama,pola klasifikasi arsip,media penyimpanan kertas,securiy,format image yang digunakan,lokasi pekerjaan,termin waktu yang diinginkan dan sebagainya)

3.Proses Cleaning  dan sorting terhadap dokumen yang akan dilakukan proses scanning seperti pembersihan debu,pembukaan paper clip dan pemilahan dokumen yang tdk perlu serta dokumen ganda yang akan discanning

4.Quality control terhadap hasil dalam proses scanning untuk mendapatkan  dan mencapai target hasil yang diinginkan.

5.Prose entry data kedalam pola klasifikasi yang telah ditentukan dalam suatu sistem yang telah ditetapkan dalam SOP bersama.

6.Proses Back data hasil scanning baik image maupun data base yang telah dilakukan dalam proses alih media dokumen digital.